《操录》第069期.好助理工作流程谨记12个动作

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1、待：随时待命——邮件、电话随时开放。

具体来说，手机不停机，不关机，随身携带，以应随时接受指示处理问题之需。充分体会老板的工作路线图与规律，在随行中帮助老板及时传达指令、尽量随时随地及时准确地处理事务，避免耽搁、遗漏，协助老板提高工作效率。

2、带：随身携带——纸笔、手机、必要时录音笔和相机。

3、听：听任务、听电话、听信息

听任务——仔细听指令目标，了解关键信息。

听电话——助理工作需要随时待命，做到手机不离身，随时接受指示。

听信息——面对老板的脾气时，耐心倾听；倾听客户和同事的信息，也是保持和谐沟通的基础。

4、看：多渠道查看信息与资讯，可找到可供参考的价值资讯。观察中可总结不同领导的不同沟通方法。

5、记：记录、记忆

记录——在接受指令时，做到信息快速全然记录，可用纸笔、必要时可做录音。

记忆——努力记住不同场合见到的不同客人，尽力记住其公司名称，主要项目，关键时协助老板回忆信息。

6、核：在接到各种邀请、邮件及信息时，能根据经验判断出虚假信息，若不十分保险，可从网上或电话咨询，判断其信息真假。提交汇报转送信息前仔细核对内容是否有遗漏、有错误，审核校对后方可继续。

7、排：做到所有事情合理安排，可按重要紧急、重要不紧急、不重要不紧急、不重要紧急区分安排，合理分布时间，工作效率最大化。

具体来说，化被动为主动，发自内心地做事。例如行程上，提前考虑到老板将要见哪几拔人，主要在哪些区域活动，分别安排最适合的约见时间和路线、选择最恰当的酒店入住等等。有时候，小小的工作细节就能帮助老板大大提高工作效率。这样最终的结果一定会让老板满意，或者超出老板的希望。认真做事只能把事做对，用心做事才能把事做得好。

8、言：谨言慎行，准确表达，话不在多但中听。必要时能提供老板参考性建议。定期汇报，临时的事情随时口头和书面汇报；系统性项目型可根据周期定期书面及口头汇报。

在协助老板搜集信息，更新资料时发现的一些新观点，新方法，也可提供老板做参考与分析；在独立管理相关设计时，可出至少两个方案，提供老板参考选择。

9、跟：领导交办的每项事情跟踪落实，及时反馈进度和结果。

老板注重的是结果。在接到任务后对于自己的理解和疑问及时和老板确认（要求、时间节点、效果），若自己或和同事协作，则定期向老板汇报进展；若转交同事操作，定期了解进度并向老板及相关领导书面及口头汇报，确保老板交代的事情件件有落实与回应。

10、问：接受不清晰的工作指示时，掌握询问的技巧，可封闭式问题和开放式问题交替使用，逐步确认细节。

11、瞻：常规事务总结经验和规律，对可能出现的问题有预测，有防范，有备选解决方案。

例如行程安排、事务性工作，并用工作软件设计图表和提醒提高工作效率。在规律的基础上，结合沟通谈判的主题内容的了解，可对未来的沟通结果有个预判；例如在时间管理上，根据规律和经验，能够前瞻性的做出时间计划，如觉得风险较大，可提出其他优化方案。

12、存：收集整理录音、照片、文稿、视频等影像资料，备份、上传、共享以便后期使用。

比如每次随行老板出席活动，对于前来支持和新结交的领导与朋友，活动结束后都要编写短信并以老板的名义发给大家以示感谢增进记忆与情感，在互动短信的过程中顺便输理关系资源。经常互动往来，以便第一时间得到对老板有用的信息。如果发现双方老板之间有可能合作或者互相帮助，就要果断大胆地引进过来，创造条件让两边的主角登场，正式见面交流。建立与老板助理的关系以及沟通网络，会更便于未来与企业及其老板的顺畅高效的联系。